B2B-Umsatzsteuer in WooCommerce: USt-IdNr. prüfen, Reverse Charge und Rechnungshinweise

Bestellt ein Unternehmen aus einem anderen EU-Land in Ihrem WooCommerce-Shop und gibt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) an, erwartet es meist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer. Ob Sie die Steuer weglassen dürfen, hängt von einigen Voraussetzungen ab – und die Rechnung muss angeben, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Dieser Artikel behandelt den häufigsten Fall: Ein umsatzsteuerlich registrierter Shop in einem EU-Mitgliedstaat verkauft an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat. Er erklärt die beiden unterschiedlichen Rechtsgrundlagen für 0 % Umsatzsteuer, die Prüfung der USt-IdNr. über VIES und beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), die Pflichtangaben auf der Rechnung und die Nachweise, die Sie aufbewahren sollten. Neben der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) nennen wir jeweils die Vorschriften des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Waren und Dienstleistungen folgen unterschiedlichen Regeln

Es gibt keine einheitliche „B2B-0-%-Regel“. Die Rechtsgrundlage hängt davon ab, was Sie verkaufen.

Waren: steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung

Verkaufen Sie Waren, die aus Ihrem Land in einen anderen Mitgliedstaat befördert oder versendet werden, kann der Verkauf nach Artikel 138 Abs. 1 MwStSystRL steuerfrei sein. In Deutschland ist das die innergemeinschaftliche Lieferung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b in Verbindung mit § 6a UStG. Seit dem 1. Januar 2020, nach den „Quick Fixes“ der Richtlinie (EU) 2018/1910, gehören zu den Voraussetzungen:

• die Ware gelangt tatsächlich in einen anderen Mitgliedstaat, befördert oder versendet von Ihnen, vom Kunden oder von einem Beauftragten,
• der Kunde ist ein Unternehmer (oder eine nichtunternehmerische juristische Person, die als solche handelt), der in einem anderen Mitgliedstaat als dem Abgangsland umsatzsteuerlich erfasst ist,
• der Kunde hat Ihnen diese gültige USt-IdNr. mitgeteilt – im deutschen Gesetz: Er hat sie Ihnen gegenüber „verwendet“ (§ 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG).

Artikel 138 Abs. 1a ergänzt eine weitere Bedingung: Die Steuerbefreiung gilt nicht, wenn Sie die Zusammenfassende Meldung für die Lieferung nicht oder nicht korrekt abgegeben haben, es sei denn, Sie können das Versäumnis gegenüber der Steuerbehörde ordnungsgemäß begründen. Im deutschen Recht steht diese Bedingung direkt in § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG; die Meldung selbst regelt § 18a UStG (elektronisch an das BZSt). Die Erwägungsgründe der Richtlinie von 2018 erklären den Zweck: Die USt-IdNr. des Kunden wurde zu einer materiellen Voraussetzung der Steuerbefreiung, nicht nur zu einer Formalie.

Der Kunde erklärt den Einkauf dann in seinem Land als innergemeinschaftlichen Erwerb.

Ein Detail aus § 6a Abs. 4 UStG ist für Shops wichtig: Beruht die Steuerbefreiung auf unrichtigen Angaben des Abnehmers, die Sie auch mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnten, bleibt die Lieferung steuerfrei, und der Abnehmer schuldet die entgangene Steuer. Deshalb lohnt es sich, Ihre Prüfungen zu dokumentieren.

Dienstleistungen: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Bei den meisten Dienstleistungen an Unternehmer gilt nach Artikel 44 MwStSystRL als Grundregel: Die Leistung gilt als dort ausgeführt, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt (in Deutschland § 3a Abs. 2 UStG). Sind Sie in diesem Mitgliedstaat nicht ansässig, schuldet nach Artikel 196 der Kunde die Umsatzsteuer – das Reverse-Charge-Verfahren.

Für einen WooCommerce-Shop können „Dienstleistungen“ zum Beispiel digitale Downloads, Onlinekurse, Lizenzen und Abonnements sein, die an Unternehmen verkauft werden. Für manche Leistungen gelten eigene Ortsregeln (etwa im Zusammenhang mit Grundstücken oder Eintrittsberechtigungen für Veranstaltungen). Prüfen Sie deshalb, wie Ihre Leistungen einzuordnen sind.

Den umgekehrten Fall regelt § 13b UStG: Kaufen Sie als deutsches Unternehmen eine Dienstleistung bei einem Unternehmer aus einem anderen EU-Land, schulden in der Regel Sie die deutsche Umsatzsteuer dafür.

Gemischte Bestellungen

Eine Bestellung mit einem physischen Produkt und einem Download enthält eine Warenlieferung und eine Dienstleistung. Jede Position folgt ihrer eigenen Regel, und die Rechnung braucht für jede den passenden Hinweis.

Inländische B2B-Verkäufe sind anders

Nichts davon gilt, wenn der Kunde im selben Land wie Sie sitzt. Ein Firmenkunde im Inland zahlt in der Regel ganz normal Umsatzsteuer, ob er eine USt-IdNr. hat oder nicht. Ein häufiger Fehler ist eine Plugin-Einstellung, die für jede gültige USt-IdNr. die Steuer entfernt, auch für inländische.

Die USt-IdNr. in VIES prüfen

VIES (VAT Information Exchange System) ist das Abfragesystem der Europäischen Kommission für USt-IdNrn. Es speichert die Daten nicht selbst, sondern fragt die nationalen Datenbanken der Mitgliedstaaten ab und gibt deren Antwort zurück.

Was VIES Ihnen sagt

• ob die Nummer für innergemeinschaftliche Umsätze gültig ist,
• in vielen Ländern den Namen und die Anschrift, die zur Nummer registriert sind. Manche Mitgliedstaaten geben sie nicht zurück,
• eine Abfragenummer („consultation number“), wenn Sie Ihre eigene USt-IdNr. als anfragende Nummer angeben. Sie belegt diese konkrete Abfrage.

Eine Antwort „ungültig“ heißt nicht immer, dass der Kunde falsche Angaben macht. Die Kommission nennt typische Gründe: Die Nummer existiert nicht, sie ist für innergemeinschaftliche Umsätze nicht freigeschaltet, oder die Registrierung ist noch nicht abgeschlossen. Änderungen können außerdem eine Weile brauchen, bis sie sichtbar sind.

Was VIES Ihnen nicht sagt

Die Kommission stellt klar, dass eine Bestätigung aus VIES allein noch kein Recht auf die Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung gibt. Sie ist ein Beweismittel unter mehreren. Bei Waren brauchen Sie zusätzlich den Nachweis, dass die Ware ins EU-Ausland gelangt ist, und eine korrekte Zusammenfassende Meldung. Bei Dienstleistungen dürfen Sie einen Kunden nach Artikel 18 der Durchführungsverordnung (EU) 282/2011 als Unternehmer behandeln, wenn er Ihnen seine USt-IdNr. mitgeteilt hat und Sie eine Bestätigung ihrer Gültigkeit samt zugehörigem Namen und Anschrift erhalten haben – sofern Ihnen keine gegenteiligen Informationen vorliegen.

Für deutsche Unternehmen: die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt

Neben VIES bietet das Bundeszentralamt für Steuern ein eigenes Bestätigungsverfahren für ausländische USt-IdNrn. an (§ 18e UStG). Abfragen darf, wer eine deutsche USt-IdNr. hat; sie muss bei jeder Abfrage angegeben werden. Es gibt zwei Stufen:

• Einfache Bestätigungsabfrage: Sie zeigt, ob die ausländische USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Abfrage gültig ist. Sie muss vor einer qualifizierten Abfrage durchgeführt werden.
• Qualifizierte Bestätigungsabfrage: Zusätzlich wird geprüft, ob die angegebenen Firmendaten – Name einschließlich Rechtsform, Ort, Postleitzahl und Straße – mit den Daten im anderen Mitgliedstaat übereinstimmen.

Abfragen sind über ein Onlineformular oder über die eVatR-Schnittstelle des BZSt möglich (die frühere XML-RPC-Schnittstelle ist laut BZSt seit dem 30. November 2025 obsolet). Eine schriftliche Bestätigungsmitteilung verschickt das BZSt nicht. Als Nachweis dient bei der Schnittstelle der zurückgegebene Datensatz, bei der Onlineabfrage ein Ausdruck, Screenshot oder das gespeicherte Ergebnis. Bestätigungen für zurückliegende Zeitpunkte sind nicht möglich – Sie müssen also zum Zeitpunkt des Verkaufs prüfen.

In Österreich gibt es ein vergleichbares UID-Bestätigungsverfahren über FinanzOnline: Stufe 1 prüft nur die Gültigkeit, Stufe 2 die Gültigkeit zusammen mit Name und Anschrift.

Wenn VIES nicht erreichbar ist

Die nationalen Datenbanken hinter VIES sind manchmal offline, und die Kommission sagt, dass sie keinen unterbrechungsfreien Betrieb garantieren kann. Ihr Checkout sollte dann nicht ausfallen. Übliche Vorgehensweisen sind:

• Umsatzsteuer berechnen und später korrigieren. Die Bestellung mit Umsatzsteuer annehmen, die Nummer nach dem Ausfall erneut prüfen und bei gültiger Nummer eine korrigierte Rechnung oder Gutschrift ausstellen,
• die Bestellung zurückhalten, bis die Nummer geprüft werden kann,
• Firmenkunden bei der Registrierung prüfen, sodass die Prüfung bei der Bestellung schon erledigt ist.

Welche Vorgehensweise ausreicht, um eine Lieferung ohne aktuelle Prüfung steuerfrei zu behandeln, ist eine Frage für Ihre Steuerberatung und Ihr nationales Recht.

Praktische Prüfungen, bevor Sie sich auf eine Nummer verlassen

• Entfernen Sie Leerzeichen, Punkte und Bindestriche und achten Sie auf das Länderkürzel. VIES verwendet für Griechenland EL, nicht GR.
• Vergleichen Sie Name und Anschrift aus VIES oder der qualifizierten Abfrage mit der Bestellung. Eine gültige Nummer, die zu einem anderen Unternehmen gehört, ist ein Warnsignal.
• Prüfen Sie das Land. Für Waren verlangt Artikel 138 eine Nummer aus einem anderen Mitgliedstaat als dem Abgangsland. Viele Shops verlangen als strengere interne Regel zusätzlich, dass das Land der USt-IdNr. zum Lieferland passt.
• Prüfen Sie Stammkunden regelmäßig erneut, nicht nur bei der Registrierung. Registrierungen können erlöschen.

Was auf die Rechnung muss

Artikel 226 MwStSystRL listet die Angaben einer vollständigen Rechnung auf; in Deutschland sind es § 14 Abs. 4 und § 14a UStG. Bei grenzüberschreitenden B2B-Verkäufen kommt es vor allem auf diese Punkte an:

• Ihre eigene USt-IdNr. (Art. 226 Nr. 3).
• Die USt-IdNr. des Kunden bei Leistungen, für die der Kunde die Steuer schuldet, und bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen (Art. 226 Nr. 4). Das deutsche Recht verlangt in beiden Fällen ausdrücklich die USt-IdNrn. beider Seiten (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG).
• Bei einer steuerfreien Lieferung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung: die Vorschrift der Richtlinie, die entsprechende nationale Vorschrift oder einen anderen Hinweis darauf, dass die Lieferung steuerfrei ist (Art. 226 Nr. 11; in Deutschland § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG).
• Wenn der Kunde die Steuer schuldet, die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Art. 226 Nr. 11a). Für deutsche Unternehmer schreibt § 14a Abs. 1 UStG genau diesen Wortlaut vor.

Dazu kommen die üblichen Rechnungsangaben: Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Namen und Anschriften, Bezeichnung der Waren oder Leistungen, Mengen, Nettobeträge und der Steuersatz oder die Steuerbefreiung.

Beispielformulierungen

Für Waren (innergemeinschaftliche Lieferung):

Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1 Buchst. b i. V. m. § 6a UStG; Art. 138 MwStSystRL)

Für Dienstleistungen (Reverse Charge):

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge, Art. 196 MwStSystRL)

Verkaufen Sie aus einem anderen Land als Deutschland, verweisen Sie auf Ihre eigene nationale Vorschrift. Viele Unternehmen nennen die Richtlinie und die nationale Vorschrift nebeneinander.

Schreiben Sie bei Waren nicht nur „Reverse Charge“ auf die Rechnung. Für eine innergemeinschaftliche Lieferung verlangt die Richtlinie einen Hinweis auf die Steuerbefreiung (Nr. 11). „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Nr. 11a) ist die Angabe für Fälle, in denen der Kunde die Steuer schuldet, etwa bei den oben beschriebenen Dienstleistungen.

Wann die Rechnung fällig ist

Artikel 222 setzt eine Frist: Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Dienstleistungen im Reverse-Charge-Verfahren nach Artikel 196 muss die Rechnung spätestens am 15. Tag des Monats ausgestellt werden, der auf den Monat der Leistung folgt. Im deutschen Recht steht dieselbe Frist in § 14a Abs. 1 und 3 UStG. Viele WooCommerce-Shops stellen die Rechnung direkt mit der Bestellung aus und halten die Frist damit leicht ein.

Welche Nachweise Sie aufbewahren sollten

Hinterfragt das Finanzamt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, müssen Sie zeigen können, warum keine Steuer berechnet wurde. Für jede Bestellung gehört sinnvollerweise dazu:

• die USt-IdNr. wie eingegeben, mit Länderkürzel,
• Datum und Uhrzeit der Prüfung, das Ergebnis und die VIES-Abfragenummer oder der Datensatz bzw. Ausdruck der BZSt-Bestätigungsabfrage,
• Name und Anschrift aus der Abfrage, falls vorhanden,
• welche Regel Sie angewendet haben (steuerfreie Lieferung von Waren oder Reverse Charge bei Dienstleistungen) und der Rechnungshinweis,
• bei Waren der Nachweis, dass die Ware ins EU-Ausland gelangt ist. Nach Artikel 45a der Durchführungsverordnung (EU) 282/2011 – in Deutschland ergänzend geregelt in § 17a UStDV (Gelangensvermutung) – wird vermutet, dass die Ware in einen anderen Mitgliedstaat gelangt ist, wenn Sie mindestens zwei sich nicht widersprechende Nachweise von zwei voneinander unabhängigen Parteien besitzen, zum Beispiel ein Transportdokument wie einen CMR-Frachtbrief und dazu eine Versicherungspolice oder einen Bankbeleg für die Bezahlung des Transports. Organisiert der Kunde den Transport, braucht die Vermutung zusätzlich eine schriftliche Erklärung des Kunden, die er bis zum 10. Tag des Folgemonats vorlegen muss. Daneben erkennt das deutsche Recht weiterhin die Gelangensbestätigung und andere Belege nach § 17b UStDV an,
• der Buchnachweis nach § 17d UStDV, zu dem unter anderem die ausländische USt-IdNr. des Abnehmers gehört,
• die Bestätigung, dass der Umsatz in Ihrer Zusammenfassenden Meldung für den Zeitraum enthalten ist.

Auch das Portal „Ihr Europa“ der Kommission empfiehlt, die VIES-Prüfung für den Fall einer Steuerprüfung zu dokumentieren. Wie lange Sie diese Unterlagen aufbewahren müssen, regelt das nationale Recht.

Typische Fehler

1. Umsatzsteuer bei jeder gültigen Nummer entfernen. Inländische Verkäufe und Verkäufe, bei denen die Ware Ihr Land nicht verlässt, sind nicht begünstigt.
2. Nur das Format prüfen. Eine Nummer kann korrekt aussehen und trotzdem ungültig sein oder jemand anderem gehören.
3. Die Prüfung nicht speichern. Eine Meldung „gültig“ auf dem Bildschirm ist kein Nachweis mehr, sobald das Fenster geschlossen ist. Bewahren Sie die Abfragenummer oder den Datensatz auf.
4. Den falschen Rechnungshinweis verwenden. Waren und Dienstleistungen brauchen unterschiedliche Formulierungen, gemischte Bestellungen beide.
5. Die Zusammenfassende Meldung vergessen. Seit 2020 ist ihre korrekte Abgabe eine Voraussetzung der Steuerbefreiung für Waren selbst.
6. Kein Plan für VIES-Ausfälle. Ein Checkout, der abbricht, verursacht später ebenso Probleme wie einer, der die Umsatzsteuer stillschweigend ohne Prüfung entfernt.
7. Bruttopreise für geprüfte Firmenkunden zeigen und die Steuer erst im Checkout abziehen. Kunden sehen dann im letzten Schritt eine andere Summe. Viele B2B-Shops zeigen geprüften Firmenkunden stattdessen Nettopreise.

Was WooCommerce kann und was nicht

WooCommerce selbst berechnet die Umsatzsteuer aus Steuersätzen und der Adresse des Kunden. Es hat kein Feld für die USt-IdNr., keine VIES-Prüfung und keinen Rechnungshinweis für innergemeinschaftliche B2B-Verkäufe. Das kommt aus Erweiterungen oder eigenem Code. Prüfen Sie Ihre Lösung deshalb anhand der Liste oben: Wo erscheint das Feld (klassischer und Block-Checkout)? Wie geht sie mit VIES-Ausfällen um? Speichert sie die Abfragenummer an der Bestellung? Unterscheidet sie zwischen Waren und Dienstleistungen?

Wir entwickeln dafür Cartnorm B2B. Das Plugin erscheint in Kürze; im Kasten unten können Sie sich benachrichtigen lassen.

Quellen